11.01.2021

Herr über 23.000 Rechnungen

Welche Arbeit ist nötig, bevor 23.000 Rechnungen an ebenso viele Kunden versandt werden? Jeder Jahreswechsel im Vertrieb des Regionalwerks ist für unseren sympathischen Kollegen Ivan Galic traditionell mit viel Arbeit verbunden. Im vergangenen Jahr hatte Ivan bereits zehnjähriges Dienstjubiläum. Und seit vielen Jahren ist er neben seinen anderen Vertriebsaufgaben der "Herr der Rechnungen". Urlaub machen ist für ihn bis auf die Feiertage nicht möglich. Denn wenn die letzten Strom- und Gaszählerstände unserer Kunden eingetroffen sind gilt es die Jahresabschlussrechnungen vorzubereiten. Bei der immer größer werdenden Anzahl unserer Kunden ist das eine Herkulesaufgabe. Jede der mehrseitigen Rechnungen mit den vielen notwendigen Inhalten muss absolut korrekt sein. Und zu den vielen Aufgaben der Rechnungsvorbereitung zählt ein ganz wichtiges Element: Die Qualitätskontrolle. Unmittelbar bevor die knapp 23.000 durch ein spezielles Softwareprogramm erstellte Rechnungen auf den Postweg zum Kunden gehen. Mehrere Kolleginnen und Kollegen aus Tarifkunden-/Großkundenvertrieb und Marketing sowie der Vertriebsleiter unterstützen Ivan dabei. Gemeinsam prüft das Qualitätsteam händisch mehrere hundert nach bestimmten Kriterien ausgewählte Rechnungen auf Plausibilität. Finden sie Fehler wird das Rechnungsprogramm entsprechend korrigiert. Und erst nach einer abschließenden Plausibilitätsprüfung kann der Postversand starten.

Geprüft wird unter anderem: Sind alle Adressenfelder ausgefüllt und Kundennummern enthalten? Stimmen die aufgrund des letzten Jahresverbrauchs neu ermittelten Monatsabschläge, Termine und Umsatzsteueranteile? Ist die Art der Zählerstandablesung angegeben? Ist die Summe als Nettobetrag aus Jahresverbrauch in Kilowattstunden sowie Wirkarbeit und monatlicher Grundpreis korrekt addiert? Sind die unterschiedlichen Rechnungsblöcke für HT- und NT-Zählerstände berücksichtigt? Also wieviel Strom ein Kunde zum Beispiel mit einer Wärmepumpe tagsüber (HT=Hochtarif) und nachts (NT=Niedertarif) verbraucht. Sind die unterschiedlichen Bestandteile der gesetzlich geregelten Netznutzungsentgelte in der Rechnung anteilig am Jahresverbrauch dargestellt? Ist deren Gesamtsumme korrekt ermittelt?